Sous le contrôle direct de la Directrice Générale, la titulaire du poste est chargée de :

            a) ACTIVITES TECHNIQUES

·         Au Titre des Activités de Secrétariat

-          Apporter un support à la Directrice Générale pour les travaux de saisie, de classement du courrier et de gestion de l’agenda ;

-           Réaliser des activités particulières à la demande de la hiérarchie (organisation de réunions ou/et de missions) qui devront être menées selon les instructions afin d’atteindre les objectifs fixés en termes de standard de qualité et d’échéances.

-          Recevoir et assurer la diffusion des courriers « arrivés » : Correspondances, Factures

-          Recevoir et répondre aux appels téléphoniques, faire le filtrage et la transmission ;

-          Effectuer la rédaction des courriers à la signature de la Directrice Générale et rédiger les notes à partir de consignes orales ou manuscrites ;

-          Accueillir & installer les visiteurs de la Directrice Générale ;

-          Transmettre aux différents Services les instructions de la Directrice Générale ;

-          Assurer la tenue, le classement et l’archivage des dossiers et de la documentation de la Directrice Générale ;

-          Gérer la collation et s’assurer de sa disponibilité.

-          Organiser les déplacements professionnels de la Directrice Générale en prenant en charge toute l’organisation matérielle (réservations, achat des billets de transport, location de voiture, préparation de documents…) ;

Organiser certaines réunions de travail : inviter les personnes concernées, s’assurer de la préparation de la salle, Eventuellement, assister à la réunion et rédiger les comptes rendus ;

-          Préparer certains dossiers après avoir reçu les indications nécessaires de la Directrice Générale ;

-          Prendre en charge, de manière autonome, des missions particulières à la demande de la Directrice Générale;

-       Préparer certains dossiers après avoir  reçu les indications nécessaires de la Co-Gérante ;

-       Traduire les documents du français en anglais et vice-versa ;

-       Prendre en charge, de manière autonome, des missions particulières à la demande de la Directrice Générale; 

-       Coordonner la transmission de l’information, organiser et contrôler le travail des collaborateurs directs de la Directrice Générale ;

-       Se tenir informé des évolutions dans le domaine de la communication orale, visuelle et plus généralement des nouvelles techniques nécessaires à l’évolution de sa fonction ;

-       Assurer l'interface avec des interlocuteurs tant internes, qu’externes y compris à l’étranger.

-       Gérer le stock de matériel (Carnet bon de commande ; EPI etc) dans le magasin/bureau de la Directrice Générale ;

-       Participer à l’élaboration des plaquettes commerciales de l’entreprise et assurer le stock ;

-       Organiser et procéder à la confection des gadgets de fin d’année (Agendas, Bloc-notes etc) en coordination avec la Directrice Générale, le service achats et le service commercial.

b) ACTIVITES D’ADMINISTRATION GENERALE 

-       Participer à la fixation et à la négociation de ses objectifs (annuels ou ponctuels) clairs et mesurables avec la Directrice Générale ;

-       Participer à son évaluation de ses performances avec la Directrice Générale ;

-       Renforcer ses capacités opérationnelles à travers les sessions de formation organisées par le Service des Ressources Humaines ;

-       Valider prioritairement tous documents administratifs (demande de permission, congés,…) par son Supérieur Hiérarchique ;

-       Participer à des réunions périodiques pour échanger sur les éventuels dysfonctionnements des différentes Directions, proposer des actions correctives ;

-       Rendre compte continuellement de tous les faits et opérations exceptionnels à la Directrice Générale.

PROFIL RECHERCHE

                  a. Connaissances

Ce poste requiert de bonnes connaissances en :

• Grande Culture Générale ;

• Organisation de l’Entreprise, de sa Culture interne et des Usages établis ;

• Communication Interpersonnelle ;

• Techniques d’accueil ;

• Techniques de Prise de Notes ;

• Techniques Rédactionnelles ;

• Communication Orale ;

• Communication Interne ;

• Très bonne notion en anglais ;

• Classement Electronique et Physique

• La pratique de l’informatique et de l'Internet est une nécessité à ce poste ;

• Bonne connaissance de la communication (Digitale) ;

• Une notion en anglais ;

-La pratique de l’informatique et de l'Internet est une nécessité à ce poste.

               b .Formation

BAC+3 en Lettre moderne, Communication, Secrétariat, markéting, ressources humaines, administration etc. ou autre diplôme équivalent

              c .Expériences professionnelles

Une expérience professionnelle réussie d'au moins sept-dix (7-10 ans) ans à un poste similaire.

              d. Qualités requises

• Total disponibilité

• Sens des Relations Publiques

• Rigueur

• Capacité de rétention

• Disponibilité

• Ouverture d’esprit

• Sens de l’écoute et de l’observation

• Bonne présentation

• Sens de l’organisation (Gestion des priorités)

• Capacité d’adaptation

• Probité morale

• Capacité à travailler en équipe

• Capacité à travailler sous pressions

• Esprit d’initiative

• Proactivité

• Sceau de la Confidentialité

• Sens de la Communication

• Très bon sens de l'archivage