L’assistante de Direction accompagne la Direction Générale afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, elle est la personne qui gère, coordonne, assure le suivi des activités visant à la seconder.

Organisation de l’agenda du dirigeant et accueil

·       Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…)

·       Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques

·       Accueillir physiquement les rendez-vous

·       Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…)

·       Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…)

·       Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant

·       Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.

·       Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.

·       Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).

·       Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.

·       Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.

·       Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).

·       Gérer les notes de frais.

·       Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

·       Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…).

Communication

• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

COMPETENCES :

 Savoir (connaissances) et Savoir-faire (méthode de travail)

·       Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)

·       Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)

·       Connaissances en gestion administrative

·       Connaissance des normes rédactionnelles

·       Connaissance des techniques de prise de notes

·       Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation

·       Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire

·       Maîtrise de l’organisation d’événements

·       Connaissances en droit du travail et législation sociale

·       Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire

·       Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord

·       Connaissance d’un ERP (type SAP)

·       Bon niveau d’anglais, ainsi que d’autres langues (selon l’activité et les implantations de l’entreprise)

è Savoir être (compétences personnelles/qualité) 

·       Dynamisme

·       Esprit d’initiative

·       Discrétion

·       Organisation et rigueur

·       Polyvalence

·       Réactivité et autonomie

·       Esprit de synthèse et d’analyse

·       Aisance relationnelle

·       Esprit d’équipe

·       Capacités rédactionnelles

·       Sens de l’écoute et de la communication

·       Disponibilité

·       Résistance au stress

·       Capacité à prioriser

·       Capacité d’adaptation

·       Travail en mode projet