La société SOLIBRA recrute pour son Service d'Administration des ventes: 

1(un) Documentaliste.

Le Documentaliste aura pour mission d'optimiser la gestion documentaire de sa Direction : classer, conserver et restituer les documents en cas de besoin.

Veuillez au traitement et à la transmission des factures afférentes à l’ADV central.

Tâches à accomplir:

-    Mettre en place une base de données permettant le suivi et le contrôle des documents archivés

-   Etablir le listing journalier des factures de vente et livraisons effectuées

-   Veuillez au retour du Bordereau de livraison (BL) copie client lié à chaque facture et vérifier qu’il est signé et cacheté par le client (signature + nom),

-   Vérifier le BL retourné ; si un retour produit ou emballages y est indiqué, obtenir l’avoir ou la facture de déconsignation correspond auprès de la logistique

-    Pour les clients DTP, en plus des documents suscités, obtenir de la logistique, les bordereaux de retour (BR) de PF, le BR des emballages et les factures de déconsignation afférentes

-   Transmettre BR de retour PF au responsable service client chargé des retours pour validation

-   Veiller au traitement du BR après la validation ou non

-  Constituer le kit complet du dossier de vente en joignant le BL signé et cacheté par le client, à la facture et au BC, et le cas échéant la facture de déconsignation et l’avoir.

-   Scanner et archiver électroniquement la liasse de documents

-    Transmettre les copies clients au l’ADV centrale pour transmission aux clients (uniquement pour les clients concernés)

-     Indexer chaque document selon la procédure en vigueur,

-    Alimenter la base de données documentaire par l’archivage électronique des documents,

-   Archiver physiquement les documents les copies internes selon les critères en vigueur,

-   Mettre à jour la base du suivi des données sur Excel,

-   Transmettre les cartons d’archive à l’archiviste central avec un accusé de réception,

-     Etablir la liste des factures sans BL déchargé et la liste des BR sans correspondance de facture d’avoir ou de déconsignation en vue de leur suivi et réclamation auprès de la logistique avec copie à la hiérarchie

-   Rattraper le rangement et l’archivage des dossiers de ventes antérieurs.

-   Actualiser et diffuser les rapports journaliers liés au contrôle et l’archivages des factures.

 - S’assurer du respect des méthodes de travail, des règles et procédures de qualité, hygiène, sécurité et environnement .

Niveau d'études:

BAC+2 en Gestion, archivages, Autres .

Expérience Professionnelle

1 an d’expérience dans une profession similaire. 

Date limite de dépôt des candidatures

le 24/11/2025