10 erreurs à éviter dans un mail professionnel
Quelles sont les bourdes les plus courantes en matière de mail professionnel ? Objet bâclé, pièce jointe oubliée, faute de français caractérisée… Mémo des erreurs à proscrire pour rendre votre communication efficace.
Bâcler l’objet du message
Il faut déjà savoir de quoi on parle. « Plus votre interlocuteur est occupé, plus il vous lira vite, Mal ou ne pas remplir la case « objet » est une grosse erreur. » Pour vous faire remarquer : choisir un ou deux mots-clés incitatifs et informatifs.
Rater votre entrée
Faut-il toujours dire « bonjour » au monsieur (ou à la dame) ? Pas forcément. A l’écrit, on trouve la formule à la fois informelle et trop sèche. Un petit effort sur la forme permet toujours de sortir du lot en recommandant plutôt un simple, mais poli, « Cher monsieur/ madame » quand on ne connaît pas bien son interlocuteur, ramené à son simple prénom quand il s’agit d’une personne plus proche.
Laisser des fautes
«Il y a des fautes dans tous les mails, Cependant, le seuil de tolérance reste bas. « Une faute de frappe passe. Une grossière erreur grammaticale, moins. Si vous êtes fâché avec le Bescherelle , pourquoi ne pas rédiger vos mails sous Word ? Même si le logiciel ne corrige pas toutes les fautes, il en souligne beaucoup… Vous pouvez aussi investir dans un logiciel professionnel de correction.
Ne pas maîtriser le champ « Cci »
Que ce soit à ses clients ou à son carnet d’adresses tout entier, tout le monde envoie, ponctuellement, des mails collectifs. En revanche, il est aujourd’hui impardonnable de laisser apparaître le nom de tous ses destinataires dans son message ! Ecrire les adresses dans le champ « Cc » au lieu du champ « Cci » est le signe d’une grave légèreté.
Se tromper de destinataire
Ce sont des choses qui arrivent. On tape la première lettre d’un nom et… on valide le mauvais destinataire. Pour notre consultant, cette erreur, banale, est à ranger au rang du « Oups, j’ai oublié la pièce jointe ! ». Ce sont des erreurs que l’on vous pardonnera vite. A condition d’envoyer très vite un petit mot d’excuse derrière.
La ponctuation excessive
La ponctuation française a un sens. Des points d’exclamation à outrance, par exemple, peuvent être interprétés comme un signe d’agressivité. On ne sait pas toujours comment le ton du mail sera compris.
Le smiley qui tue
Sans être proscrit, le « smiley » reste réservé à des collègues proches. Un faux pas est vite arrivé. On se permet souvent, par mail, une familiarité qu’on ne s’autoriserait jamais dans la vie. Un mail reste écrit et plus codifié qu’on ne le croit. Mieux vaut se rappeler à qui l’on s’adresse.Beaucoup trop confondent encore mails et SMS. « Or mieux vaut bannir les abréviations pour sortir du lot ! »
Les mails « pavés »
Le saviez-vous ? Vous pouvez configurer la longueur des lignes de vos mails – entre 50 et 60 signes de préférence - sur votre ordinateur. C’est une bonne idée car les lignes trop longues fatiguent l’œil. De même, il faut penser à aérer son message : sauter des lignes et écrire des phrases courtes pour le rendre plus lisible.
La formule de politesse finale qui fait flop
Entre une marque de familiarité excessive et une formule de politesse ampoulée, il faut trouver la bonne mesure.
Et rater sa sortie !
Reste une ultime étape : la signature. On se trompe rarement sur son propre nom… « En revanche, on ne pense pas toujours à configurer sa « signature » sur son ordinateur. Or cette carte de visite reste un gage de professionnalisme. Ne serait-ce que pour rappeler un numéro de téléphone où l’on peut vous joindre..