Giz Côte d'Ivoire

Services
Cocody, Abidjan, Côte d'ivoire

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Services Cocody, Abidjan, Côte d'ivoire

Chargé.e de Dossiers Achats et Contrats (Assistant.e logistique)

Postuler
  • Lieu de travail Korhogo, Côte d'ivoire
  • Date d'expiration 22 Février
  • Niveau de poste Débutant / Junior
  • Secteur d'activité Fonction publique, Administration
  • Niveau d'étude (diplome) TS Bac +2
  • Nombre de postes 01
  • Type de contrat CDD

Poste basé à Korhogo

Projet :  Renforcement de la Résilience au Nord de la Côte d’Ivoire (ProRES), Korhogo

A.      Domaine de responsabilité

Le.la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

§  Gestion des achats de matériel et de fournitures de bureau dans la limite du plafond défini pour l’antenne ;

§  Suivi des commandes ;

§  Elaboration de rapports mensuels ;

§  Gestion annuelle de l’inventaire physique du matériel de l’antenne avec le support le.la caissier.ière ;

§  Gestion administrative et logistique des activités internes et externes de l’antenne ;

§  Gestion du parc de véhicules / Motos et générateur de l’antenne ;

§  Gestion du carburant

§  Classement et la tenue des dossiers (Achats, contrats & logistique) en version papier et sur DMS conformément aux procédures de la GIZ ;

Dans ce cadre, le. la titulaire du poste a les attributions suivantes :

B.      Attributions

1.     Achats/Contrats

  • Prépare les demandes d’achats et de services pour les achats à faire par le bureau Cluster et le BUREAU PAYS et les transfère au Département Achat et Contrat Cluster à Abidjan après validation du coordonnateur ;

§  Etablit les demandes de contrats conformément aux règles de la GIZ

§  Procède aux achats de bureau de l’antenne et élabore les contrats dans la limite de l’antenne, réalise la mise en concurrence et l’exécution des commandes conformément aux règles de la GIZ ;

  • Réceptionne les demandes d’établissement de contrats et les traite conformément aux procédures de la GIZ et du règlement de signature du Cluster ;
  • Fait le suivi des achats / contrats pour l’antenne et actualise l’outil de suivi ;
  • Echange avec les techniciens de l’antenne pour la clarification des dossiers de contrat ;
  • Réceptionne les marchandises et procède aux contrôles nécessaires ;
  • Fait le suivi des commandes jusqu’à la livraison (en assure la distribution et l’enlèvement)
  • Tient le classeur des achats et contrats conformément aux règles de la GIZ ;
  • Observe le marché et actualise la liste des fournisseurs.

2.     Gestion du parc de véhicule/ moto et du générateur

§  Assure la gestion du parc de véhicules / motos et du générateur de l’antenne et leur bon fonctionnement (programmation des chauffeurs et véhicules pour les différents déplacements, suivi des entretiens réparations des différents engins, rapports mensuels des pièces détachées, équipements des véhicules, suivi des dépenses sur les véhicules/motos/générateur, traitement des carnets bord, facturation des Kms privés ou utilisation de véhicules par d’autres projets, calcul de la consommation au 100 de carburant pour chaque véhicule/moto et consommation du carburant du générateur et alerte l’administration en cas d’irrégularités, etc. …) et s’assure du bon fonctionnement en collaboration avec les chauffeurs et l’assistant.e administratif.ve et caissier.ière.

§  Gère les approvisionnements et les réapprovisionnements en carburant et les rapports mensuels

  • Fait le suivi mensuel des fiches techniques et des équipements des véhicules / motos, générateur en collaboration avec le Département Logistique de Cluster d’Abidjan (chargé du parc automobile du projet) ;
  • Vérifie et co-signe les carnets de bord des véhicules, motos /différents déplacements, classe les doubles des fiches de bord (blanches) après vérification et alerte le Coordonnateur de l’antenne en cas d’irrégularités.

§  Transmet les carnets de bord au Coordonnateur de l’antenne pour signature

§  Tient un tableau Excel de suivi des dépenses mensuelles pour chaque véhicule, moto et le générateur.

§  Met une liste de contact des personnes à contacter d’urgence dans le véhicule

§  Classe les dossiers papiers (classeurs) et fichiers (PC et/DMS) sous sa responsabilité conformément aux règles de classement de la GIZ

3.     Evènementiels

§  Assure l’organisation administrative et logistique des évènements (Réunions et ateliers) de l’antenne.

4.     Autres tâches

  • Assumer d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur hiérarchique.

C.      Qualifications, compétences et expérience requises

Qualifications et expérience

§  BAC +2 en sciences de gestion, logistique ou diplôme équivalent ;

  • Au moins 3 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la logistique ou à un poste similaire. 

Connaissances/compétences

  • Maitrise des outils informatiques, en particulier MS Word, MS Excel, Outlook ;

§  Bonne capacité rédactionnelle en français, des connaissances en anglais ou allemand seraient un atout ;

  • Excellentes capacités d’organisation et de la planification du travail, rigueur, disponibilité, courtoisie, discrétion et intégrité ;
  • Proactivité, dynamisme, esprit communicatif, autonomie à déterminer et exécuter des tâches pertinentes au projet, capacité à résoudre les problèmes.

Lieu                      KORHOGO

Contrat :              CDD 1 an – renouvelable

Disponibilité :     03.24



100 à 499 personnes

Entreprise publique

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