Une/un Assistant(e) administratif Pour un Programme (Mali)

  • Nom de l'entrprise Talents Plus Afrique
  • Secteur d'activité Services
  • Lieu de travail Côte d'ivoire| Segou, Mali
  • Date d'expiration 06 Avril
  • Nombre de postes 01 poste ouvert
  • Niveau de poste Confirmé / Expérimenté
  • Niveau d'étude (diplome) Baccalauréat
  • Type de contrat CDI
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ORGANISATION DU TRAVAIL

L’Assistant(e) administratif organisera son travail de façon à entretenir un contact régulier et permanent avec les différents acteurs des accords de partenariat du programme : le CRS, l’antenne régionale du FAFPA, l’antenne régionale de l’APEJ, l’antenne régionale de l’ONEF, la Chambre régionale d'Agriculture et la Chambre régionale des métiers. A titre indicatif, une à deux journées par mois pourraient être consacrées auprès de chaque partenaire.

 

RESPONSABILITÉS ET TACHES PRINCIPALES

En collaboration étroite avec l’équipe d’assistants techniques nationaux (ATN) du projet MLI/022, ses responsabilités et tâches principales participeront :

Au suivi mensuel des accords de partenariat : l’assistant(e) de gestion visitera mensuellement chaque partenaire, auquel il (elle) apportera au besoin son appui :

Avec les responsables opérationnels du partenaire, il (elle) vérifiera la disponibilité ou la préparation des plans d’action périodiques tels que prévus dans les conventions de partenariat et conformément aux modèles de rapportage élaborés par l’équipe d’AT ;

il (elle) vérifiera la disponibilité ou la préparation des rapports d’activités (techniques et financiers) périodiques tels que prévus dans les conventions de partenariat, et conformément aux modèles de rapportage élaborés par l’équipe d’AT ;

Avec le responsable financier du partenaire, il (elle) vérifiera la disponibilité et le classement des documents financiers en préparation des visites du contrôle et de suivi financier effectuées par LuxDev ;

Il (elle) rendra compte à l’Assistant technique national en charge du suivi de l’accord qui, en cas de défaut, identifiera avec le partenaire les mesures correctives à mettre en œuvre ;

A la préparation et à l’organisation des activités terrain : l’assistant(e) de gestion appuiera l’équipe des ATN du programme MLI/022, dans la mise en œuvre de missions de terrain, d’ateliers régionaux ou nationaux, de formation des partenaires :

Élaboration des budgets prévisionnels selon les modèles et coûts unitaires applicables ;

Préparation des Mémos (notes de transmission) accompagnants les budgets et les Termes de référence de l’activité (ces derniers étant élaborés par les ATN) ;

Paiement des indemnités aux partenaires en cours d’activité : élaboration des fiches d’émargement, des feuilles de présence, paiement des indemnités et gestion de la caisse ;

Transmission au service comptable LuxDev de l’ensemble des pièces justificatives ;

L’assistant(e) administratif participera aux réunions périodiques de l’équipe projet et, à la demande de l’ATI, aux concertations inter composantes (MLI/021, MLI/022 et MLI/023).

 

DIPLÔME ET EXPÉRIENCE

Titulaire d’un diplôme de secrétariat ou gestion niveau BT (DEF + années) ;

Expérience d’au moins 5 ans dans un poste équivalent d’assistant(e) de gestion.

 

PROFIL DE COMPÉTENCES

Savoir bien traiter de la documentation et organiser le classement, le stockage et l’archivage des documents;

Savoir alimenter les bases de données relatives aux activités du programme et pouvoir bien effectuer des travaux de rédaction et d’édition : maîtrisé;

Assurer la gestion administrative d’activités;

Organiser la logistique d’activités (mission, ateliers);

Maîtriser excel et word niveau avancé;

Avoir une Connaissance et compréhension de la Coopération au Développement luxembourgeoise;

Comprendre des processus d’engagement et de financement;

Compréhension des conventions de partenariat APO;

Maîtrise parfaite du français écrit et oral;

Savoir bien classer l’information;

Avoir un bon esprit de synthèse et d’initiative;

Etre organisé et rigoureux;

Avoir un bons sens du détail et de contrôle;

Etre intègre, flexible, avoir le sens de responsabilité et l’esprit d’équipe;

Avoir le respect.

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  • Lieu de travail Côte d'ivoire| Segou, Mali
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