Description du poste 

- Coordonner le travail de la Directrice Générale (gestion d’agenda, des Rendez-Vous) ; 

- Assurer le suivi des décisions de la direction et les procédures internes ;

- Organiser les déplacements et l’accueil des visiteurs (Visas, Avions, Hôtels, etc.) ;

- Assurer la gestion du courrier et des notes de frais ; 

- Organiser les réunions et les évènements internes ;

- Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs de la Direction Générale ;

- Tenir l’ensemble des dossiers administratifs de l’agence ;

- Gérer les stocks de fournitures de bureau ;

- Exécuter toute autre tâche selon.

RESPONSABILITES ET PRINCIPALES FONCTIONS

- Faire des points de rappel (par mail, appel, message…) à la directrice de ses différents rdv, appels à effectuer, réunions à honorer….

- Organiser les rdv de la directrice en tenant à sa disposition tous les documents importants pour ces rdv ;

- Faire le point sur l’avancement du travail, les rendez-vous prévus et les courriers à envoyer ;

- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service à l’ensemble du personnel ;

- Suivre la liste de présence, gérer les absences des collaborateurs ;

- Organiser les déplacements (voyages à l’intérieur ou à l’extérieur du pays) du responsable, de collaborateurs (Visas, Hôtels……) ;

- S’occuper de l’accueil et le séjour des visiteurs de la Direction Générale dans un cadre professionnel ;

- Rédiger les courriers administratifs ;

- Gérer avec la comptabilité le remboursement des notes de frais de l’agence ;

- Préparer les différentes réunions (réunions chefs de services…) ;

- Elaborer des comptes rendus des différentes réunions, séparer les contacts et les informations secondaires de celles essentielles ;

- Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...) ;

- Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques ;

- Gérer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs de la direction générale ;

- Assurer la tenue de l’ensemble des dossiers administratifs;

- Chargée de la gestion des stocks de fournitures de bureau.

LE PROFIL IDEAL RECHERCHE FORMATION

- De Formation supérieure Bac+2 en Assistanat de Direction, Secrétariat ou dans un domaine équivalent, vous justifiez d’un minimum de 2 années d’expérience professionnelle à une fonction similaire.

- Aisance rédactionnelle pour rédiger tout type de courrier émanant de la Direction Générale ;

- Disponibilité, patience et capacité d’écoute pour recueillir toutes les attentes clients ;

- Discrétion, efficacité ;

- Analyse et gestion des demandes d’information ;

- Capacité d’organisation ;

- Aptitude à travailler en équipe ;

- Techniques de secrétariat ;

- Méthodes de classement et d’archivage ;

- Techniques de prise de notes ;

- Techniques de gestion administrative ;

- Excellente expression orale ;

- Maîtrise des outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…) ;

- Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique…