HTE GROUP

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7 ème Tranche, Rue les Filaos, Côte d'ivoire

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Services 7 ème Tranche, Rue les Filaos, Côte d'ivoire

Admin Officer

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  • Lieu de travail Abidjan, Côte d'ivoire
  • Date d'expiration 04 Octobre
  • Secteur d'activité Services
  • Type de contrat CDD ou Mission

Objectif du poste
L’Admin Officer organise et coordonne l'administration et les procédures du bureau, afin de garantir l'efficacité, l'efficience et la sécurité de l'organisation.

L’Admin Officer est responsable de l'élaboration de protocoles de communication internes au bureau, de la rationalisation des procédures administratives et du contrôle des stocks.

L’Admin Officer assure l'organisation et l'optimisation de la mise à disposition des moyens et des services tout en garantissant le respect des normes et la sécurité des biens et des personnes.

Missions

- Répondre aux appels entrants et prendre des messages ;
- Répondre aux courriels et à la correspondance postale générale ;
- Créer dans l’ERP les factures entrantes et sortantes de l’Entreprise, les bons de commande pour la région Afrique
- Point de contact avec le cabinet externe en lien avec le RAF
- Coordonner avec la comptabilité en France pour obtenir les preuves de paiements effectués.
- Organiser la réservation de la salle de réunion ;
- Contacter les fournisseurs et commander des fournitures de bureau pour assurer un stockage cohérent de besoins
- Gérer les prestataires santé (dossiers assurances maladie) du personnel, la sécurité des biens et des personnes ainsi que la réglementation en matière d'incendie au sein du bureau ;
- Organiser les plans de voyage et d'hébergement si nécessaire ;
- Fournir un soutien administratif si nécessaire ;
- S'occuper des courses, aider à l'envoi de rapports par la poste,
- Optimiser la gestion et l'utilisation des espaces, des mouvements et des moyens y compris les véhicules ;
- Gérer l'entretien des locaux en veillant à ce que l'ensemble du bureau soit toujours bien rangé, le courrier, l'expédition, les fournitures, l'équipement, les factures et les courses ;
- S'associer aux RH pour maintenir l’observance du règlement intérieur, si nécessaire ;
- Gérer les relations avec les vendeurs, les prestataires de services et le propriétaire des locaux, en veillant à ce que tous les articles soient facturés et payés dans les délais ;
- Gérer les rendez-vous des Cadres ;
- Établir une référence historique pour le bureau en décrivant les procédures de protection, de conservation, de récupération, de transfert et d'élimination des dossiers de personnel ;
- Participer activement à la planification et à l'exécution des événements d'entreprise ;
- Organiser l'orientation et la formation des nouveaux membres du personnel ;
- Contrôler et maintenir l'inventaire des fournitures de bureau ;
- Maintenir un environnement de travail sûr et sécurisé.
- Revue comptable en lien avec le RAF
- Revue des supports de dépenses effectuées par les opérationnels et les coopératives.

Autres Atouts
Qualifications Éducatives et Compétences Fonctionnelles / Techniques 
▪ Maîtrise en Administration des entreprises ou en assistanat de Direction ;
▪ Base comptable ;
▪ Niveau d’anglais professionnel exigé .

Profil recherché
▪ 3 à 5 années d’expérience à un poste similaire

Autres exigences (comportementales, etc.)
▪ Comprendre les exigences en matière de santé et de sécurité dans un environnement de bureau ;
▪ De solides compétences en matière d'organisation, de délégation et de communication écrite et orale, de gestion de bureau, d'administration ou d’assistance ;
▪ Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité à mener plusieurs tâches de front et à établir des priorités ;
▪ Attention aux détails et capacité à résoudre les problèmes ;
▪ Connaissance des pratiques et procédures administratives ;
▪ Compétences informatiques et connaissance des logiciels de bureautique et ERP ;
▪ Connaissance comptables .

KPI

- Communication
- Résolution de problèmes
- Planification et organisation
- Gestion du temps
- Précision
- Délégation
- Initiative
- Intégrité
- Adaptabilité
- Travail d'équipe
- Amélioration des processus
- Contrôle des stocks
- Base comptable

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