Poste

Le chargé administratif et commercial est responsable de la gestion efficace des tâches administratives et commerciales au sein de l'entreprise. Il joue un rôle essentiel dans le soutien aux activités commerciales et la coordination des opérations administratives.

Responsabilités :

• Apporter une expertise et un appui au Superviseur du contrat des partenaires, dans le domaine des Ressources Humaines et du Développement social ;
• Veiller au respect des règles légales et favoriser l’atteinte des objectifs de la Société par la mise en œuvre d’un environnement propice au développement de la productivité du personnel du Contrat des partenaires et des contractuels des travaux neuf ;
• Participer à la mise en œuvre de la politique commerciale de l’Entreprise dans le but de conquérir, développer et fidéliser la clientèle avec pour objectifs d’accroître le chiffre d’affaire et la part de marché avec les partenaires.
• Participer au développement et a l’innovation de l’activité commerciale et technique, viser le profit et la rentabilité de l’entreprise par des stratégies commerciales bien rodées ;
• S’assurer du recouvrement des créances de son portefeuille.
• Assurer la gestion des effectifs du Contrat des partenaires sous le contrôle du Responsable des Ressources Humaines et du Superviseur Contrat Zone 1.
• Assurer la gestion des effectifs occasionnels des travaux neufs sous le contrôle du du Responsable de l’Administration, Chargée de la Paie et du Développement RH et du Superviseur Contrat Zone 1.
• Gérer les mouvements du personnel en termes de permission, d’absences justifiées ou non et transmettre les différentes variables au Service de l’Administration et des Ressources Humaines ;
• Participer à l’élaboration des plannings des congés annuels en collaboration avec le Service de l’Administration des Ressources Humaines :
• Assurer et mettre en place la matrice de suivi des contrats de travail du personnel du partenaire;
• S’assurer de la mise à jour de la qualification des différents corps de métiers ;
• Assurer le suivi l’effectivité du pointage électronique ;
• Assurer le suivi des cartes de pointage manuel des Agents avec la collaboration du Superviseur Contrat Zone 1 et les transmettre au Service de l’Administration et des Ressources Humaines pour traitement relatif à la paie ;  
• Initier des demandes d’explications et faire valider le contenu par le Responsable de l’Administration, Chargée de la Paie et du Développement RH avant transmission au salarié concerné ;
• Assurer la gestion de la pointeuse biométrique installée au Contrat  Zone 1
• Assister le Responsable de l’Administration, Chargée de la Paie et du Développement RH dans la préparation et l’animation des réunions avec les Représentants du personnel, ainsi que le suivi du respect des règles et lois en vigueur en Côte d’Ivoire relatives à la représentation du personnel.
• Produire toutes les fins de mois des états statistiques et tableaux de bord de gestion du personnel du Contrat ZONE 1 et les transmettre au Responsable de l’Administration, Chargée de la Paie et du Développement RH;
• Garantir la qualité du climat social par une écoute active des salariés ;
• Participer à l’évaluation du personnel ;
• Participer à la mise en place d’un plan de succession et de carrière 
• Suivre les demandes de macarons des véhicules, laisser passer et s’assurer de leur disponibilité ;
• Suivre les demandes de badges d’accès chez le partenaire et s’assurer de leur disponibilité et renouvellement ; pour le personnel et autres tiers.
• Proposer des activités liées au Social ;
• Participer aux activités liées au Comité de Santé et Sécurité au Travail (CSST) ;
• Participer aux activités opérationnelles initiées par la Cellule HSE ;
• Participer activement au réunion technique du contrat zone 1 ;
• Assurer la communication interne et externe en liaison avec le Service de l’Administration des Ressources Humaines ;
• Administrer et gérer les tableaux d’affichage (ainsi que des contenus des documents ou annonces affichés) au sein de la Zone 1 ;
• Mettre en place des mesures pour anticiper les conflits sociaux ;
• Réaliser les visites commerciales sur le terrain, appliquer les directives sur l'approche commerciale ;                                                             
• Participer au bon dimensionnement de l’équipe sur la supervision du responsable contrat zone 1
• Participer aux séances de travail régulières avec toutes les Services pour définir les méthodes de travail et harmoniser les points de vue pour la fidélisation de la clientèle et l’acquisition de nouveaux marchés chez le partenaire;
• Participer aux réunions périodiques du Département Commercial ;
• Participer à la structuration et au développement de l’activité commerciale ;
• Proposer des actions de fidélisation de la clientèle et les opérationnaliser après validation de la Hiérarchie ;
• Participer à la rédaction, au dépôt et au suivi des offres technique et financière (Devis) de son portefeuille ;
• Mettre en œuvre la stratégie marketing et communication applicable à son portefeuille ;
• Renforcer la visibilité et la notoriété de l’Entreprise auprès du Client ; 
• S’assurer du respect de la procédure d’opérationnalisation du marché acquis (lettre d’adjudication, facture pro-forma, bon de commande, facture d’acompte,) de son portefeuille ;
• S’assurer de recouvrement effectif de toutes les créances échues conformément aux conditions convenues avec le Client ;
• S’assurer de la Contractualisation de tous les marchés conclus de son portefeuille en relation avec sa Hiérarchie ;
• Participer au suivi de l’exécution du projet de son portefeuille ;
• S’assurer du recouvrement effectif des toutes les somme échues conformément aux conditions convenues avec le Client ;
• Rédiger des reporting ou rapports périodiques d’activités à adresser à sa Hiérarchie ;
• Concevoir et mettre à jour les tableaux de bord relatifs à son activité.
• Participer à la fixation et la négociation de ses objectifs (clairs et mesurables) ponctuels et annuels clairs avec son Supérieur Hiérarchique ;
• Participer à l’évaluation de ses performances avec le Responsable de l’Administration, Chargée de la Paie et du Développement RH; 
• Renforcer ses capacités opérationnelles à travers les sessions de formation organisées par le Service de l’Administration et des Ressources Humaines
• Participer aux évaluations post- formations suivies afin de mesurer l’impact de celles-ci sur votre performance ;
• Faire viser tous documents administratifs (demande de permission, congés, fiche de demande de personnel…) par le Superviseur Contrat Zone 1 et les transmettre au du Responsable de l’Administration, Chargée de la Paie et du Développement RH pour validation par la Directrice Générale;
• Participer aux réunions périodiques organisées par sa Hiérarchie pour échanger sur les synergies interservices et favoriser ainsi la communication ;
• Participer à l’élaboration du budget de votre Département ;
• Rendre compte continuellement de tous les faits et opérations exceptionnels du Responsable de l’Administration, Chargée de la Paie et du Développement RH pour le volet administratif et  à la Directrice Générale pour le volet commercial et marketing ;
• Participer aux réunions du Département, pour y présenter le KPI (Key Performance Indicator) ;
• Veuillez au respect des procédures commerciales et marketing et au besoin proposer les éléments nécessaires à leur amélioration ;
• Veiller au respecter des consignes d’Hygiène, de Sécurité et de l’Environnement (HSE) pour la pérennisation du MASE. 

Connaissances

• Organisation de l’Entreprise, de sa Culture Interne et des Usages Etablis ;
• Législation du travail ;
• Santé et Sécurité au Travail ;
• Management d’une Equipe ;
• Communication Interpersonnelle ;
• Techniques de Vente et de Marketing ;
• Techniques de Prévention et de Gestion des Conflits ;
• Techniques de Négociation ;
• Techniques Rédactionnelles ;
• Procédure de recouvrement des créances. ;
• Raffinerie.

 Formation

• BAC + 3/4 en Gestion, en Administration, en Gestion des Ressources Humaines, Marketing et Commercial

Expériences professionnelles

-Une expérience réussie d’au moins cinq (05) années dans une fonction similaire.

-Une connaissance des domaines de  la Tuyauterie, Chaudronnerie, Echafaudage, Soudure, des Travaux Offshore/Onshore et de la maintenance serait un atout. 

Qualités requises

• Confidentialité
• Réelle force de proposition et de négociation
• Rigueur
• Disponibilité
• Discrétion
• Sens de l’écoute et de l’observation
• Intelligence relationnelle
• Sens de l’organisation
• Sens de l’autorité
• Sens de l’anticipation Capacité à travailler sous pression

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