ASSISTANT (TE) ADMINISTRATIF (VE)

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  • Nom de l'entreprise ADIGA
  • Secteur d'activité Informatique, Télécom, Internet
  • Lieu de travail Cotonou, Littoral, Bénin
  • Date d'expiration 25 Mars
  • Nombre de postes 01 poste ouvert
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ADIGA (AFRICAN DIGITAL AGENCY) est un Cabinet indépendant de conseil en Communication et Marketing Digital 360°, expert en stratégie d’image, en communication institutionnelle et en influences médiatiques, qui accompagne au quotidien des Groupes, des Gouvernements, des grandes entreprises, des patrons et des décideurs, mais aussi des start-ups innovantes en Afrique et à l’international.

OBJECTIF ET PORTEE DE LA MISSION DU POSTE

Sous l'autorité du Directeur de l’Administration et des Finances et avec la supervision du Chargé des opérations, l’Assistant(e) Administratif (ve) intervient sur l’ensemble des affaires courantes liées à la gestion administrative des différents services de l’Agence.
L’Assistant (e) Administratif (ve) organise et coordonne les principales tâches administratives de l’Agence. 

PRINCIPALES RESPONSABILITES


Les principales responsabilités de l’Assistant (e) Administratif (ve) sans pour autant être limitées à celles-ci, se résument aux tâches suivantes :


- Apporter un appui à la gestion administrative des différents services de ADIGA;
- Accueillir et orienter les visiteurs de l’Agence ;
- Assister le Chargé de l’Administration dans l’organisation des tâches administratives ;
- Assurer l'enregistrement, la ventilation, la transmission, l'affranchissement du courrier ;
- Apporter un appui dans l’organisation et la mise en place de la logistique au cours des réunions, séminaires et ateliers ;
- Assurer la rédaction de comptes rendus et autres correspondances administratives
- Saisir, multiplier et archiver les documents administratifs ;
- Assurer la gestion des appels téléphoniques ;
- Gérer les courriers ordinaires et confidentiels « Départ » et « Arrivée » ;
- Apporter un appui à l’organisation des missions et voyages (Ordre de mission, réservation de billet de voyage, hôtel, de la délivrance de visas et de tout autre
document nécessaire) pour le personnel de l’Agence et les consultants en mission ;
- Rédiger tous les documents administratifs qui lui seront confiés ;
- Tenir à jour et archiver tous les documents administratifs (courriers, comptes rendus, procès-verbaux etc...)
- Apporter un appui à la gestion de la comptabilité des matières ;
- Assurer toutes autres tâches administratives qui lui seront confiées. 

FORMATIONS, EXPERIENCES ET LANGUES

Education
- Etre titulaire au minimum d’un BAC+3 en Secrétariat de Direction ou tout autre diplôme
de niveau équivalent ;
- Une certification ICDL serait un plus 
Expériences professionnelles
- Justifier d’une expérience d’au moins 3 ans dans le domaine du secrétariat administratif;
- Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power point. MS-Project);
- Avoir une bonne expérience dans la gestion des courriers administratifs ;
- Avoir une aptitude de travail en groupe et dans un environnement sous pression ;
- Disposer d’aptitudes à l’exercice de l’autorité avec une bonne capacité de communication et de relations interpersonnelles

Langue
- Une excellente maîtrise de la langue française aussi bien à l’oral qu’à l’écrit est exigée ;
- Une bonne connaissance de l’anglais à l’oral et a l’écrit serait un atout.

ETHIQUE, LEADERSHIP et MANAGEMENT
- Avoir une excellente communication et une capacité à travailler en équipe pour atteindre les objectifs organisationnels ;
- Disposer d’une forte aptitude d’organisation, d’une maturité de jugement et de comportement ;
- Etre discret (e), disponible et ponctuel (le) ;
- Avoir l’aptitude à établir et maintenir des relations de travail efficaces avec les collègues;
- Démontrer d’un esprit d’ouverture face au changement et avoir des aptitudes à gérer des dossiers complexes ;
- Rester calme, avoir le contrôle de soi et être de bonne humeur, même sous pression ;
- Avoir un sens aigu de l'éthique et de l'intégrité dans le traitement de tous les dossiers dans lesquels il est impliqué dans leur mise en œuvre ;
- Etre disposé à effectuer des travaux de nature confidentielle, à traiter un grand volume de travail et à respecter les délais ;
- Avoir une capacité à se concentrer sur les résultats attendus et à répondre positivement aux questions qui pourraient être posées dans son domaine de
compétence ;
- Avoir d’excellentes capacités d’analyse, de raisonnement, de prise de décision et de rédaction ;
- Travailler avec une énergie et une attitude positive et constructive ;
- Avoir la capacité de mettre l'accent sur le résultat et réagir positivement aux commentaires ;
- Maîtriser les outils du numérique (l’outil informatique et les technologies de la communication). 

Dossiers à fournir


- Un CV actualisé
- Une lettre de motivation


Merci de postuler par mail en envoyant votre dossier de candidature au plus tard le 15 Janvier 2021 à 00h (heure de Cotonou).

Nota : Les candidatures féminines sont particulièrement encouragées.

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